Todos nós já passamos por isso: a reunião interminável. O que começou como uma aparesentação potencialmente interessante sobre a nova empresa iniciante foi transformada em morte pelo PowerPoint. Quando o apresentador finalmente para de falar e as luzes se acendem, tudo o que você consegue se lembrar é de ter quase caído no sono.

1- Apresentação em primeiro, PowerPoint em segundo

O maior erro que as pessoas cometem quando criam uma apresentação em PowerPoint é que elas fazem do PowerPoint o foco da apresentação. O foco deveria estar no apresentador e na história que ele tem pra contar. O PowerPoint é mais eficaz para fornecer informações suplementares. A pior coisa que um apresentador pode fazer é virar-se e ler da tela do PowerPoint. Se todas as informações estão na tela, então não há necessidade de um apresentador [source: Business Training Direct].

2- Conte uma história

O objetivo de qualquer apresentação é contar ao público uma ideia. Pode ser uma abordagem para investir em uma nova empresa, um plano para reorganizar um negócio ou uma proposta para um projeto de pesquisa científica. Para o público entender a apresentação nos níveis intelectual e emocional, ela precisa ser dita como um narrativa coesa - uma história. O púbico precisar saber três coisas:

Onde estamos agora
Onde queremos chegar
Como chegaremos lá

Os slides do PowerPoint devem ser usados para comunicar essas três ideias simples. Esta é melhor obtido com frases simples, imagens fortes e gráficos.

3- Mostre, não escreva

Seres humanos aprendem mais visualmente. É muito mais fácil para nossos cérebros lembrar-se de imagens fortes e únicas do que de uma série de fatos. O PowerPoint é um programa ótimo e fácil de usar para a criação de dúzias de diferentes tipos de gráficos e diagramas. Lembre-se que quanto maior e mais simples for o gráfico, melhor. Por exemplo, se você quer mostrar o ponto em que os PCs com Windows passaram a controlar a grande maioria do mercado doméstico, mostre uam gráfico de pizza com uma enorme parte da pizza preenchida em vermelho e com a palavra PC. Não importa quantas declarações você cite, essa imagem vai passar a mensagem mais rápido e segurar o público por mais tempo.

4- A regra do 10

Guy Kawasaki - ex "evangelizador" da Apple, especulador da Bolsa e guru das palestras profissionais - criou sua famosa "Regra Kawsaki do Dez", em que ele usa apenas 10 slides durante uma apresentação PowerPoint. esses slides geralmente consistem de nada mais do que uma única sentenças ou frase com uma imagem como suporte. Os dez slides dão ao público dicas visuais poderosas que reforçam a mensagem que Kawasaki está comunicando. E já que o público sabe que serão apenas 10 slides - e 10 principais pontos a serem cobertos na apresentação - eles sabem quando a apresentação vai acabar. O que nos leva à nossa dica final.

5 - Mantenha-a curta

Ninguém nunca reclamou de uma apresentação PowerPoint ser muito curta. No momento em que o pública fica entediado e para de prestar atenção, a apresentação perde a sua eficácia. O público não apenas para de processar novas informações, como começa a culpar o apresentador por fazê-lo perder seu tempo. Kawasaki, por exemplo, acredita que uma apresentação ideal do PowerPoint deve durar não mais que 20 minutos.